文書業務實施目標與計畫
一、所稱文書，係指處理公務與公務機關之全部文書。凡機關與機關或與人民往來之公 文文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均屬之。 二、一般規定： （一）本校文書作業，應按照同一程序集中於文書單位處理。 （二）公文之機密性、時間性、由本校依業務性質及實際需要自行區分。 （三）文書處理，應以隨到隨辦、隨辦隨送，不拖延、不積壓、不損毀、不遺失。 （四）本校收發文採用按年順序收發文同號方式登記（發收文因限於電腦作業無法採同號)。 （五）文書應記明年、月、日、時，一律以中華民國紀元為準。但外文或譯文，得以西元紀年。時間記法例如元月一日上午十一時，得縮寫為0101／1100。 （六）文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職名章。但校長得以簽名代之。 （七）本校文書處理流程分人工及電腦作業程序。 三、分層負責： （一）本校公文處理實施分層負責，劃分為四層。校長為第一層、各處室主任為第二層、各處室組長為第三層、各組幹事、書記為第四層。 （二）下列性質之公務，由校長決定： 1.關於學校方針、計畫、目標及有關政策事項。 2.關於法規訂定、修正、廢止及重大疑義釋事項。 3.關於年度概算之籌劃及編製事項。 4.關於年度進行中申請動支預備金及辦理追加預算特別預算事項。 5.關於年度終了時權責發生數之申請保留及年度決算之編製事項。 6.關於組織、編製、員額、職位歸級及全盤人力調配運用事項。 7.關於人事任免、遷調、考績、獎懲及其他重要人事管理事項。 8.關於對民意機關報告及答復事項。 9.關於向上級機關建議、請示及報告事項。 10.關於對所屬機關重要措施及中心工作之指示及督促事項。 11.其他重要事項。 （三）下列事項之公文，審酌其重要程度，分別授權各處室外主任及組長負責決定處理。 1.依據法規、解釋、案例應一定之處理者。 2.依據上級機關指示或既定原則個案之處理者。 3.法規明定裁量範圍或條件，為個案之事實認定及裁量者。 4.與其他機關團體協調意見之初步徵商或答復者。 5.例行承轉案件之公文轉行者。 6.對主管法規一般疑義之核釋及對主管業務之指導查詢者。 7.依據檔案證明事實者。 8.一般資料之蒐集供給，或普通書刊表冊等附件為內容者。 9.非屬本校主管事項，或程序不合、手續不全之來文，退還或通知補正者。 10.其他授權決定處理者。 （四）下列事項授權幹事及書記負責處理： 1.依據法令辦理之各項事務性工作。 2.各種證明文件（屬事實證明，無判斷或決定採納與否之考慮）之核（填）發。 3.手續之補正及有關案件之查催。 4.有關各種報表之填（列）報。 （五）公文承辦人製作公文，敘述事實或引敘人名、地名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤遺漏者，由承辦人負其責任。 （六）授權決定處理之公文，認屬性質重要或有了解內容之必要者，應按月列表陳報備查，或指定範圍，於發文時以抄本送主任或校長查閱。 （七）校長及各處室主任對分層負責之授權事項，應切實監督。如發現不當情事，應隨時糾正。 四、公文製作 依中華民國八十七年三月二十六日行政院臺八十七秘字第一二五九八號函修正文書處理之「令」「函」「公告」「其他公文」均依其規定。 五、文書收發之一般規定如下： （一）就公文之處理如下： 1.收文來源： (1)收受電子交換公文或傳真公文、經由門房收受之公文交由文書組長依公文之時間性、重要性，依本校組織與職掌，認定其承辦單位，分別在原文右上角加註承辦單位人員，依序迅確分辦。 (2)來文如內容涉及二個單位以上者，以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位主辦單位，於承辦人員收辦後再行會辦或協調分辦。 (3)凡經分辦之文件，承辦人員認為不屬主管範圍者，應簽註意見送秘書以上人員核章後，於工作時間四小時內退回文書組改分。 (4)如收到密件公文，由文書組長登記送承辦人員辦理。 (二)發文：經校長核判之文稿，移送文書組繕校、用印、封發。 六、印章之管理與使用 (一)本校請製發印信，依印信條例暨印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法規定辦理。 (二)本校印信、章戳、簽字章、鋼印、校對章、騎縫章由文書組長負責保管之，如有遺失應由文書組長負責。 (三)本校任何文件未經校長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用印信。 (四)未辦文稿之文件，如需蓋用印信，應先由申請人填寫「蓋用印信申請登記本」，陳奉核定後，始予蓋用印信。 七、檔案管理 （一）本校檔案（備有除濕機），內集中公文檔案。 （二）本校檔案已朝電腦化管理方向逐步實施。 （三）本校檔案之檔號依據教育部中部辦公室「公文檔案分類基準表」分類、歸檔。 八、公文查催 （1）本校公文查催事項如下： ◎公文處理期限事項。 ◎重要交辦案件及列管案件。 （2）公文查催程序及處理方法 ◎校長：對重要及複雜案件隨時查詢並提示承辦單位，加速辦理。 陳核文件中應注意各處理階段所用之時間，如有積壓情事，應即指示查明議處。 ◎各處室主任：確實督促屬員之公文於其可使用時間內辦出，以有效預留其他過程的處理時間。部屬差假，應指定業務代理人並督促其確實負起代理責任。 ◎研考人員或指定人員：協調解決有關查催作業共同性問題。 檢討查催作業缺失，提請改進，必要時得逕行或會同有關人員實施抽。 ◎登記員：管制登記本校案件之處理流程及結果。 應逐曰查催，陳單位主管辦理查催，對承辦人員逾期案件未於次日前理展期者，應即以催辦單催辦。